Las nuevas tecnologías llegan cada vez con más rapidez. En todos los ámbitos de nuestra vida, se incorporan a diario nuevas propuestas de aplicaciones y software, tanto para dispositivos móviles, de escritorio y otros equipos de nuestra cotidianidad que comienzan a estar conectados, entre ellos el automóvil, los electrodomésticos y el hogar.
En el ámbito de nuestro trabajo de oficina no es diferente. Los recursos de procesamiento de datos, textos, comunicaciones, almacenamiento y trabajo colaborativo cambian a cada instante. Incorporando nuevos recursos de automatización, entre los que resaltan las propuestas de Inteligencia Artificial.
La cual va más allá de ser un cambio de estilo y comienza a ser un cambio total de paradigma. La forma como adquirimos, vemos, abordamos y procesamos información, no solamente cuenta con incremento de la potencia con la cual podemos realizar las tareas, Lo cual ya representa un aporte significativo. Sino que, incluso nuestra visión de lo posible debe ampliarse.
Muchos De nosotros nos hemos desenvuelto en el ámbito de las aplicaciones de Windows. Pasando mucho tiempo en junto a los tres soldados más famosos de la suite, como son Excel, Word y PowerPoint.
Un cambio radical de la suite de ofimática más famosa entre las PYMES
El grande de la industria, Microsoft, no se quedó atrás ante los cambios de estructuras y formatos que experimentamos en todos los ámbitos de la tecnología de información en el entorno del Internet.
Una significativa parte de los procesos que realizamos están mirando de aplicaciones de escritorio a aplicaciones móviles y navegadores.
La propuesta de Microsoft 365 compilot representa un cambio organizacional significativo, sobre todo en las PYMES. Especialmente con respecto al uso de la tradicional suite de Office de escritorio.
Este fenómeno afecta lo que sucede cada día entre los colaboradores que interactúan con este tipo de tecnologías, quienes gestionan información y ejecutan sus tareas cotidianas apoyándose con estas herramientas.
Anteriormente podíamos trabajar con las herramientas de escritorio con o sin conexión a Internet. Pero ahora la nueva suite de Microsoft 365 copilot, que además cuenta con un cambio de nombre de lo que antes conocíamos como Office 365. Ahora implica que el trabajo se puede realizar 100% en el navegador en donde tenemos dependencia de la disponibilidad de Internet.
Entonces al uso de las herramientas se incorpora la comprensión de que, al trabajar sobre un navegador, no sólo debemos saber cómo se utiliza la herramienta en la cual estamos trabajando, si no, que debemos reconocer que al trabajar sobre un navegador hay habilidades específicas de su uso.
Mucho más que nuevas herramientas
Este cambio no tiene que ser un problema. Menos aún si consideramos que con la nueva suite potenciamos altamente la colaboración simultánea con nuestros compañeros, aprovechamos las posibilidades de almacenamiento en la nube, sin las restricciones y riesgos del almacenamiento local.
Pero aún más importante resulta el hecho de que ahora contamos con un compañero de viaje con altisimas capacidades, como lo es la Inteligencia Artificial.
Esta vez integrada a todas nuestras aplicaciones. Hago énfasis en TODAS, porque ahora la misión de Copilot, es servir realmente de copiloto.
Funge como un poderoso, hábil y obediente asistente personal. Capaz de acceder a toda la información del escritorio de forma privada y segura desde un solo lugar. Para aportarnos la posibilidad de encontrar información, clasificarla y presentarla de manera rápida y pertinente.
Si no has tenido la posibilidad de interactuar un poco con alguna de las aplicaciones básicas de la suite De Microsoft 365 Copylot, te invito a ingresar a https://office.com con cualquiera de tus cuentas de Microsoft, y probar el taste de las nuevas herramientas en la nube.
Cambia la tecnología y cambia la empresa
Cuando una PYME decide adoptar estas nuevas tecnologías, ingresa inmediatamente a un proceso de cambio organizacional.
Entre los aspectos que se modifican están:
- Las necesidades de capacitación de los funcionarios para el uso de las nuevas tecnologías.
- La identificación de los cambios necesarios para la aplicación de las tareas que el día de hoy ocurren en herramientas de escritorio, esta vez en la web.
- El licenciamiento de nuevas cuentas de Microsoft 365 copilot.
- La modificación de los permisos de acceso y seguridad de la información.
- Los espacios comunes de almacenamiento de datos y archivos.
- La unificación de criterios con respecto al uso de las herramientas, la producción de archivos base estandarizados, y la generación de versiones de la información.
- La incorporación de nuevas herramientas para el trabajo cotidiano que realmente potencian la labor del funcionario.
- El manejo de la incertidumbre y la adaptabilidad al cambio, especialmente en funcionarios menos permeables al uso de tecnologías de la información en el ámbito del Internet.
- La confiabilidad y posibilidad de validación de la información, una vez que comienza a ser manejada en mayores volúmenes por los funcionarios.
- La interacción y comunicación de los sistemas de información empresarial (tipo ERP, CRM y otros), complementarios de las operaciones de la compañía, con la suite de escritorio.
- La reestructuración de los perfiles de cargos y las nuevas exigencias para adquisición de nuevos funcionarios.
- La necesidad de conectividad permanente y confiable a Internet para la acceso a la información.
¿Cuáles son los beneficios de corto y mediano plazo que pueden enfrentar las PYMES al implementar este nuevo tipo de con tecnología?
En la era de la hiperconectividad y del masivo acceso a la información, el poder ya no es de los que tienen la información, como se dijo por muchos años.
Ahora el poder es de quien tiene la capacidad de hacer las preguntas correctas y ponerlas en favor de una visión clara.
La nueva potencia que ofrecen estas tecnologías a los funcionarios de la empresa, permite que cada uno de ellos sea capaz de encontrar, procesar y distribuir la información óptima, en tiempo récord, para la toma de decisiones.
Esto es aplicable en todas las fases del proceso productivo, desde la definición de productos y servicios, el análisis de las operaciones, el monitoreo de los resultados, las interacciones con el mercado, la analítica financiera y mucho más.
El liderazgo gana importancia, porque ahora mantener la orientación de los esfuerzos, hacia los fines más importantes de la empresa, resulta clave.
Un funcionario bien orientado, y motivado, que logra integrar sus propias capacidades y experticia, con la capacidad de las nuevas herramientas, puede otorgar cada vez más y mejores insumos para la toma de decisiones estratégicas. Identificar oportunamente cambios de rumbo necesarios. Prever riesgos. Encontrar oportunidades y nichos de acción. Comunicarse con más eficiencia e impacto. Y mejor aún, realizarlo en el tiempo natural de trabajo, sin necesidad de grandes desgastes personales y jornadas sin fin.
Microsoft avanza con paso firme Hacia el uso nuevas tecnologías sobre el Internet, con la incorporación de la Inteligencia Artificial al entorno corporativo. En pocos años la suite de escritorio pasará a ser un recuerdo. Y como en todas las áreas del desarrollo tecnológico sobre Internet, las mejoras son sensibles sólo en unos cuantos días. Por lo que la adaptación se vuelve el día a día.
La invitación es a relacionarse gradualmente con estos cambios cuanto antes, con firmeza y determinación. Antes de esperar a que el cambio sea obligatorio, y la competencia cuente con las capacidades mucho antes que nosotros.